VEDTÆGTER FOR OPTIMALIA 2020
Redigeret 15. januar 2023
§ 1 Formål
Det er foreningens formål, at medlemmerne gennem fysiske, kulturelle og erhvervsmæssige aktiviteter skal udvide og udforske deres personlige formåen og samtidig udbygge og forstærke det personlige netværk.
§ 2 Medlemskab
Som medlemmer i foreningen optages kun kvinder. Det er et krav, at foreningens medlemmer deltager aktivt i foreningens aktiviteter og planlægningen af disse.
Anmodningen om optagelse i foreningen sker via en venteliste.
Foreningen har max. 40 medlemmer, samt max. 5 eksklusivmedlemmer. Ved eksklusivt medlem forstås et tidligere fast medlem, der pga. midlertidige ændringer i job- eller boligmæssig placering eller på grund af sygdom, er forhindret i at opfylde § 2. Man kan også søge bestyrelsen om at blive eksklusivt medlem.
Eksklusive medlemmer betaler 50% af gældende halvårskontingent kr. pr. år og kan maximalt deltage i 2 alm. arrangementer pr. år.
Har vi hverken set eller hørt fra et eksklusivt medlem i 1 år, forbeholder bestyrelsen sig ret til at udmelde vedkommende.
§ 3 Kontingent/Finansiering
Indmeldelsesgebyr for nye medlemmer udgør 50% af gældende halvårskontingent og 1. halvårskontingent betales pro rata af årskontingentet.
Medlemskontingentet er fastsat hvert år på generalforsamlingen og opkræves til betaling
31. januar og 31. august.
Kontingentrestancer ud over 3 måneder, giver bestyrelsen ret til at ekskludere det pågældende medlem, som kun kan genoptages på mod betaling af hele restancen.
Der henvises til gældende regnskabspraksis vedr. beløbsstørrelser.
Likviditetsberedskab: Kassebeholdningen vedtages på generalforsamlingen.
§ 4 Udmeldelse
Udmeldelse skal ske til bestyrelsen med 1 måneds varsel til en kontingentperiodes udløb. I særlige tilfælde kan bestyrelsen dispensere fra foranstående bestemmelser.
§ 5 Arrangementer
Foreningen har både kulturelle og sportslige arrangementer. Til alle arrangementer ydes et beløb fastsat på generalforsamlingen. Hvis arrangementsudgiften forventes at overstige det vedtagne beløb, skal beløbet godkendes af kasseren inden omkostningen afholdes.
En udeblivelse fra arrangementerne gentagne gange uden saglig begrundelse, medfører en advarsel fra bestyrelsen mht. fremtidigt medlemsskab.
Udover de månedlige arrangementer, har foreningen 1 årlig weekendtur og evt. 1 årlig fest. Det er vedtaget, at der ved bindende tilmelding til disse to arrangementer, vil medføre en tabsprocent på 100 % af indbetalt beløb, hvis der meldes fra efter bindende tilmelding.
Udover weekendturen afholdes større ture ca. hvert 3-5 år. En sådan tur er ofte en ca. 4-5 dages tur. Det er vedtaget at en sådan tur, i egenbetaling, ikke må oversige kr. 8.000 (Indekseret: 100%= 2018 priser).
§ 6 Generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes på et af bestyrelsen valgt sted, hvert år i januar måned.
Dagsorden for den ordinære generalforsamling er:
1. Valg af dirigent
2. Beretning
3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse og forelæggelse af budget for næste år.
4. Eventuelle forslag fra bestyrelsen
5. Eventuelle forslag fra medlemmer
6. Fastsættelse af medlemskontingent og indskud
7. Valg til bestyrelsen
8. Eventuelt
– Konkrete forslag til fælles tur /større fællesarrangementer
– andet??
Alle medlemmer er stemmeberettigede, og man har mulighed for at afgive fuldmagt, hvis man ikke kan være til stede på Generalforsamlingen.
På Generalforsamlingen vælges en dirigent, der leder mødet og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde, stemmeafgivning og dennes resultater.
Forslag fra medlemmer skal, for at komme til behandling på en ordinær generalforsamling, være indgivet til bestyrelsen senest 2 uger før generalforsamlingen afholdes.
§7 Bestyrelse
Bestyrelsen består af 4-6 medlemmer, hvoraf 4 er faste medlemmer og gerne 1-2 er arbejdende suppleanter. For at sikre kontinuitet i bestyrelsesarbejdet, er 2 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant på valg hvert andet år. Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter vælges for 2 år ad gangen. Genvalg kan finde sted.
Bestyrelsen konstituerer sig selv på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen, dog senest med udgangen af februar.
Kasserer vælges på konstituerende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen og administrerer indtægter og udgifter, i samarbejde med bestyrelsen.
Måtte et fast bestyrelsesmedlem ønske at udtræde af bestyrelsen før tid, overtager en af suppleanterne dennes arbejdsopgaver, og bliver fast medlem i bestyrelsen. Medlemmerne underrettes om ændringen.
Hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer måtte blive mindre end 4, grundet ønske om tidlig udtrædelser, skal medlemmerne indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling – som gerne må planlægges i forbindelse med et planlagt arrangement.
§8 Vedtægtsændringer
Vedtægtsændringer kræver et simpelt flertal blandt de fremmødte medlemmer på Generalforsamlingen
§ 9 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes efter bestyrelsens eller medlemmernes ønske med en begrundet dagsorden.
Indkaldelse og afholdelse i øvrigt sker under samme betingelser som anført i §6
§ 10 Regnskabsår
Regnskabsåret for Optimalia er kalenderåret.
§ 11 Persondatapolitik.
Optimalia har en persondatapolitik, som er defineret i et selvstændigt dokument ”Optimalia Privatlivspolitik”. Alle medlemmer får ved indmeldelse tilsendt en kopi af vedtægter og kopi af Optimalia’s persondatapolitik. Medlemmerne giver ved indmeldelse en accept af disse to dokumenter. Hvis man har indvendinger, skal disse afleveres skriftligt til bestyrelsen inden optagelse i foreningen.
§ 12 Opløsning
En eventuel opløsning af foreningen træffes på Generalforsamling. Det vedtages ved simpel stemmeflerhed bestemmelse om den nærmere fremgangsmåde ved afviklingen af foreningens formueforhold.
§ 13 Kommunikation og informationsdeling
Optimalia har en lukket Facebook gruppe (FB-Gruppe), hvor al kommunikation om arrangementer foregår. Billeder (=fotos og videos) og anden input fra gennemførte arrangementer, deles kun i denne lukkede FB-gruppe.
Ønsker et medlem at dele billeder fra arrangementer udenfor den lukkede FB-gruppe, kræver det en accept fra den/de medlemmer som optræder på billederne. Det er alle medlemmers ansvar at indhente den fornøden accept, jf. Optimalia’s Persondata- og privatlivspolitik § 11, før man deler billeder fra arrangementerne udenfor Optimalia’s lukkede FB-gruppe.
Optimalia har ligeledes en hjemmeside www.optimalia.dk, hvor foreningens medlemmer kan finde kontaktoplysninger om hinanden samt har adgang til foreningens dokumenter, f.eks. disse vedtægter. Information på hjemmesiden er forbeholdt foreningens medlemmer og må ikke deles udenfor foreningen medmindre dette sker som del i foreningens generelle virke som beskrevet i § 11 persondatapolitik.